Выдача подотчет вид движения денежных средств в 1с

Учет в 1С 8 2 аванса происходит благодаря документу «Авансовый отчет». Он фиксирует операции по взаиморасчетам с подотчетными лицами (сотрудниками), операции поступления через таких лиц на склад организации ТМЦ, МБП, ОС, прочих материальных и нематериальных активов в национальной валюте.

Сотрудник получает авансом деньги из кассы на хозяйственные, операционные, командировочные расходы. Оформляется выдача денег из кассы РКО.

Отчет по авансам в 1С 8 2 показывает целенаправленное использование денег, которые получил сотрудник. К авансовому отчету подкрепляют разъясняющую документацию: чеки, билеты, квитанции. Неиспользованные деньги возвращаются в кассу предприятия, формируется ПКО.

Формирование авансового отчета

1. Открыть раздел «Банк и касса», подраздел «Касса», пункт «Авансовые отчеты»;

Фото № 1. Пункт авансовый отчет:

2. Нажать на кнопку «Создать».

Фото № 2. Создание нового авансового отчета:

 Порядок заполнения авансового отчета

Вверху документа (в шапке) заполняют реквизиты:

• ФИО подотчетного сотрудника, отчитывающегося за полученные деньги;
• Наименование компании. Оно выбирается автоматически, если его задали по умолчанию в настройках программы;
• Указать место, куда будут приходоваться ТМЦ через подотчетного сотрудника;
• Установить тип цен, установить валюту, ее курс к рублю, способ отражения НДС.

Документ «Авансовый отчет» состоит из 5 вкладок. Во вкладке «Аванс» добавляется документ, на основании которого выдавались деньги подотчетному сотруднику. По умолчанию стоят два вида документов «Выдача наличных» и «Списание с расчетного счета».

Фото № 3. Документ, по которому выданы денежные средства:

Если средства выдавались в наличном виде, тогда надо выбрать «Выдача наличных». Наличные из кассы выдаются на основании РКО. В разделе «Выдача наличных» создать новый РКО на сумму выдачи денег подотчетному сотруднику  или выбрать уже существующий РКО.

Когда РКО (Выдача наличных) создается из «Авансового отчета», тогда в документе автоматом подтягивается вид операции, получатель, счет учета и организация. Сумму, статью ДДС пользователь проставляет вручную. После проведения РКО, в закладке «Аванс» авансового отчета надо выбрать этот РКО. Тогда в Авансовом отчете автоматом отобразится его сумма и валюта.

Фото № 5. Заполнение вкладки Аванс в 1С 8 2:

На выделенный аванс в 20 тыс. руб. была приобретена аудио техника. Этот факт отображается в закладке «Товары»:

• Вписывается вид документа, в данном случае товарный чек, его номер, дата;
• Выбирается номенклатура;
• Кол-во товара;
• Цена без НДС, с НДС;
• Наименование поставщика;
• Ставится галочка на «Счет-фактура предъявлена» — если она действительно предъявлена, ее номер, дата.

Фото № 6. Заполнение вкладки Товары:

Во вкладке «Оплата» отображается сумма выданных денег в 1С 8 2 под аванс в счет предстоящей поставки или выплаченная наперед сумма поставщику за купленные ТМЦ. В закладке указывается вид документа (расхода), его дата, номер, наименование поставщика, договор с ним, содержание операции и ее сумма вписываются вручную, счета расчетов проставляются автоматически.

Фото № 7. Заполнение вкладки Возвратная тара:

Вкладка «Возвратная тара» отображает информацию о возвращенной таре от поставщика, например, поддоны.

Фото № 8. Заполнение вкладки Оплата:

Во вкладке «Прочее» отражаются расходы на командировку: стоимость гостиницы, суточные, цена билета, расход на топливо, питание и т.д. В табличной части закладки указывается:

• Наименование, номер, дата документа (расхода);
• Расшифровывается содержание расхода;
• Ставится сумма с НДС и без;
• Вписывают поставщика;
• Автоматически ставится счет затрат;
• Вручную указывают была ли предъявлена подотчетному сотруднику счет-фактура от поставщика на данный расход.

Фото № 9. Заполнение вкладки «Прочее»:

Полученные счета-фактуры от поставщиков товаров, услуг в 1С 8 2 формируются и проводятся автоматом на основании проведенного авансового отчета. Их можно увидеть в разделе Покупка – подразделе НДС – пункт Реестр счетов-фактур полученных.

Фото № 10. Реестр счетов-фактур полученных:

Сохранение аванса в 1С 8 2

Когда все вкладки в авансовом отчете будут правильно заполнены, согласно расходным документам, его можно проводить и сохранять с помощью кнопки «Провести и закрыть». При проведении документа «Авансовый отчет» сформируется определенный набор бухгалтерских проводок, который будет отражать факт расходования денег подотчетным лицом или приходования  через него ТМЦ, прочих объектов, услуг.

Внизу авансового отчета отражен полученный аванс, сумма расходования и конечный остаток.

Фото № 11. Сумма аванса:

Остаток от аванса составил 4100, 18 руб. Его надо приходовать в кассу. Чтобы это сделать нужно в авансовом отчете выбрать «Создать на основании» — «Поступление наличных». Сформируется ПКО на 4100,18 руб. Все данные в нем заполнятся автоматически, вручную нужно будет внести статью движения денежных средств – Возврат подотчетных сумм.

Сформировать проводки, движения документа можно из самого авансового отчета, стоит нажать на кнопку Дт/Кт. Станут видны все проведенные суммы по Дт, Кт, расшифрованы субконто счетов.

Фото № 12. Движение документа «Авансовый отчет»:

Распечатать авансовый отчет можно из самого документа, нажав на «Печать» — «Авансовый отчет АО — 1».

Фото № 13. Печатная форма авансового отчета:

Аналогично можно распечатать документ «Приходный ордер М – 4», в котором отображаются оприходованные ТМЦ.

Почему в 1С 8 2 не зачитываются авансы?

Существуют следующие причины, почему в 1С не зачитываются авансы:

1. Неверный выбор договоров при создании авансового отчета, например, оплату провели по одному договору, а отгрузка прошла по другому. Нужно перевыбрать корректный договор и перепровести авансовый отчет;
2. Неправильно проставлены счета учета по авансам;
3. Авансы могут не зачитываться из-за разницы во времени и датах в формируемых документах, из-за сохранения или перепроведения документов «задним» числом. Тогда по одному и тому же контрагенту, сделке образуется кредитовый и дебетовый остаток;
4. Аванс может не зачитаться, если оплату провели после отгрузки, но поставили тип платежа «Аванс».

Фото № 14. Карточка счета 71:

Проверить правильность зачтенных авансов можно с помощью оборотно — сальдовой ведомости по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за отчетный период. Через нее открыть карточку счета 71 и проверить все движения средств по подотчетному лицу, учет НДС и ТМЦ.

В описанном выше примере все суммы аванса зачлись, оборот по дебету на начало равняется 1000 руб. и на конец периода равен 1000 руб., все остальные суммы учтены на соответствующих счетах.

Источник: http://blog.it-terminal.ru/1c-bp/1s-8-2-avans.html

Статья движения денежных средств в 1С 8.3

В программе 1С 8.3 Бухгалтерия статьи движения денежных средств используют для автоматического заполнения бухгалтерской отчетности. Также с помощью статей анализируют состав и структуру денежных потоков. Здесь есть подробная инструкция, как в 1С 8.3 создавать новые статьи и использовать их в хозяйственных операциях.

Если вы формируете в 1С 8.3 документ по списанию или поступлению денег, в нем нужно указать статью движения денежных средств. Это позволяет автоматически заполнять форму 4 бухгалтерского отчета, отчет о движении денежных средств в 1С 8.

3 (ОКУД 0710004). Этот отчет входит в годовую бухгалтерскую отчетность. Организации, которые его не сдают, могут не использовать в 1С справочник статей движения денежных средств. Для этого в программе нужно сделать определенные настройки.

Статью ДДС в программе 1С можно привязать к определенному виду операции. Например, все оплаты от поставщиков можно привязать к статье «Оплата от поставщика».

Далее читайте подробную инструкцию, как создавать статьи движения денежных средств в 1С 8.3 и использовать их в повседневных операциях.

Быстрый перенос бухгалтерии в БухСофт 

Настройте параметры учета в 1С 8.3

Чтобы включить или отключить использование статей ДДС в программе 1С, зайдите в раздел «Администрирование» (1) и кликните на ссылку «Параметры учета» (2).

В окне настройки параметров кликните на ссылку «Настройка плана счетов» (3).

В настройках плана счетов нажмите на ссылку в разделе «Учет движения денежных средств» (4).

В окне настройки учета движения денежных средств в 1С по умолчанию включен учет по статьям (5). Если вы не хотите использовать статьи в учете, нажмите на ссылку «Выключить» (6).

Гость, для Вас открыт бесплатный доступ к чату с бухгалтером-экспертом

Закажите обратный звонок на подключение или позвоните:
8 (800) 222-18-27 (бесплатно по РФ).

Настройте параметры учета в 1С 8.2

Чтобы отключить использование статей движения денежных средств в 1С 8.2 зайдите в раздел «Предприятие» (1) и выберете пункт «Настройка параметров учета» (2).

В окне настроек 1С 8.2 во вкладке «Денежные средства» (3) снимите галочку «По статьям…» (4). После этого аналитический учет по статьям ДДС в программе будет отключен.

Настройте подстановку статей в документы

Чтобы каждый раз вручную не ставить в новом документе статью, можно привязать в 1С 8.3 статьи движения денежных средств к виду операции в настройках справочника.

Для этого зайдите в 1С справочник статей движения денежных средств. Он находится в разделе «Справочники» (1) по одноименной ссылке (2).

Выберете в справочнике нужную статью, например, «Оплата от покупателей» (3) и кликните на ней два раза мышкой.

В поле «Использовать по умолчанию в операциях» (4) установите операцию, при которой статья «Оплата от покупателей» должна подставляться автоматически, например, «Получение оплаты от покупателя».

В поле «Вид движения» (5) выберете показатель отчета о движении денежных средств, например, «Поступление от продажи продукции…». Это необходимо для автоматического заполнения отчета о движении денежных средств.

Для сохранения данных нажмите кнопку «Записать и закрыть» (6).

Установите статью в документе

Расскажем на примере, где ставят статью движения денег в различных документах.

Поступление на расчетный счет

Создайте документ поступления на расчетный счет (Банк и касса / Банковские выписки). Выберете вид операции (1). Если какая-либо статья привязана к этому виду операции, то она автоматически подставится в документ (2). Если не привязана – поставьте ее вручную.

Если в справочнике нет нужной статьи для данной операции, нажмите на стрелочку (3) и кликните на кнопку «+» (4). Откроется карточка для создания новой статьи движения денежных средств в 1С 8.3.

В карточке заполните нужные поля (5) и нажмите кнопку «Записать и закрыть» (6). Новая статья создана, теперь ее можно использовать в документах.

Списания с расчетного счета

Создайте документ списания с расчетного счета (Банк и касса / Банковские выписки). Выберете вид операции (1). Если какая-либо статья привязана к этому виду операции, то она автоматически подставится в документ (2). Если не привязана – поставьте статью вручную.

Поступление денег в кассу

Создайте документ поступления наличных (Банк и касса / Кассовые документы). Выберете вид операции (1). Если статья ДДС привязана к этому виду операции, то она автоматически подставится в документ (2). Если не привязана – поставьте статью движения денежных средств в 1С 8.3.

Выбытие наличных из кассы

Создайте документ выдачи наличных (Банк и касса / Кассовые документы). Выберете вид операции (1). Если статья ДДС привязана к этому виду операции, то она автоматически подставится в документ (2). Если не привязана – поставьте статью вручную.

Сформируйте отчет по статьям ДДС

Чтобы проанализировать структуру денежных потоков в разрезе статей ДДС, сформируйте ОСВ по счетам 50 и 51. Для этого зайдите в раздел «Отчеты» (1) и нажмите на ссылку «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (2).

В форме отчета выберете организацию (3), счет 51 (4) и установите период (5). Далее нажмите на кнопку «Показать настройки» (6) и поставьте галочку напротив поля «Статьи…» (7). Для создания отчета нажмите кнопку «Сформировать» (8).

В сформированном отчете видны поступления (9) и выбытия (10) безналичных денег в разрезе статей движения денежных средств (11).

Аналогичным образом сформируйте движение по счету 50.

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/2150-uchet-po-statyam-dvijeniya-denejnyh-sredstv-v-1s-83-buhgalteriya

Как провести в 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) авансовый отчет по командировке по России

Для выполнения операции 1.1 «Выдача денежных средств под отчет» (см. таблицу примера) создайте документ «Выдача наличных» с видом операции «Выдача подотчетному лицу» (рис. 1):

1.    Меню: Банк и касса – Касса – Кассовые документы.

2.    Нажмите кнопку «Выдача»  и выберите вид операции «Выдача подотчетному лицу».

3.    В поле «Получатель» выберите из справочника «Физические лица» лицо, которому выдаются денежные средства.

4.    В поле «Статья ДДС» необходимо выбрать соответствующую статью, если нет подходящей, то создать новую, при этом в поле «Использовать по умолчанию в операциях» выбрать «Выдача подотчетных сумм».

5.    Нажать на ссылку «Реквизиты печатной формы». Проверить заполнение поля «Выдано (Ф. И. О.)» и «По документу». Автоматическое заполнение происходит данными из справочника «Физические лица».

6.    В поле «Основание» укажите Заявление сотрудника, на основании которого выдаются деньги.

7.    В поле «Приложение» перечислите прилагаемые документы с указанием их номеров и даты составления, если это необходимо.

8.    Сохраните документ по кнопке «Записать».

9.    Для печатного бланка Расходного кассового ордера по форме КО-2 используйте кнопку «Расходный кассовый ордер (КО-2)».

10. Проверьте проводки по кнопке Показать проводки и другие движения документа , как это показано на рис. 2.

11. Кнопка «Провести и закрыть».

Рис. 1

Результат проведения документа «Выдача наличных» (рис. 2):

Рис. 2

2. Перечислены денежные средства на личный счет сотрудника

Для выполнения операций: 2.1 «Составление платежного поручения»; 2.2 «Перечислены денежные средства на личный счет сотрудника» (см. таблицу примера) – необходимо сначала создать документ «Платежное поручение», затем на его основании ввести документ «Списание с расчетного счета».

Если платежные поручения создаются в программе «Клиент-банк», то в «1С:Бухгалтерии 8» создавать их необязательно. В этом случае вводится только документ «Списание с расчетного счета», который формирует необходимые проводки. Документ «Списание с расчетного счета» можно создать вручную или на основании выгрузки из других внешних программ (например, «Клиент-банка»).

Создание документа «Платежное поручение» (рис. 3):

1.    Меню: Банк и касса – Банк – Платежные поручения.

2.    Кнопка «Создать».

3.    «Вид операции» – выбрать «Перечисление подотчетному лицу».

4.    В поле «Сотрудник» выберите физическое лицо из справочника «Физические лица».

5.    В поле «Получатель» по умолчанию установлен «Сотрудник», если в платежном поручении нужно указать получателем банк, то необходимо переключить на кнопку «Банк».

6.    В поле «Счет получателя» выберите банковский счет сотрудника, на который перечисляются денежные средства.

7.    В поле «Вид платежа» указывается по умолчанию «Электронно». Можно выбрать «Срочно», «Телеграфом», «Почтой» или «Не указывается».

Если платежный документ формируется в электронном виде, то реквизит указывается в виде кода, установленного банком.

В форме платежного документа значение реквизита можно выбрать из списка или ввести произвольное (установленное банком) значение вручную (о порядке заполнения платежных поручений см. Положения № 383-П).

8.    Установите флажок «Оплачено» и щелкните по ссылке «Ввести документ списания с расчетного счета». Открывается документ «Списание с расчетного счета», в котором поля заполнены по умолчанию из документа-основания (рис. 4).

9.    Снимите флажок «Подтверждено выпиской банка», если списание денежных средств с расчетного счета еще не произошло. Тогда при сохранении документа «Списание с расчетного счета» проводки не формируются. Этот флажок устанавливается в момент регистрации банковской выписки (рис. 4).

10. Для вызова печатного бланка платежного поручения используйте кнопку «Платежное поручение».

11. Нажмите кнопку «Провести и закрыть».

Рис. 3

После получения выписки банка, в которой зафиксировано списание денежных средств с расчетного счета, необходимо подтвердить ранее созданный документ «Списание с расчетного счета» для формирования проводок (рис. 4):

1.    Меню: Банк и касса – Банк – Банковские выписки.

2.    Откройте документ «Списание с расчетного счета» (не проведен).

3.    После проверки всех полей установите флажок «Подтверждено выпиской банка».

4.    Нажмите кнопку «Провести и закрыть».

Рис. 4

Результат проведения документа «Списание с расчетного счета» (рис. 5):

Для просмотра проводок нажмите кнопку  Показать проводки и другие движения документа.

Рис. 5

3. Предоставление авансового отчета сотрудником

Для выполнения операций: 3.1 «Расходы по командировке включены в затраты»; 3.2 «Учет входного НДС» (см. таблицу примера) создайте документ «Авансовый отчет»:

1.    Меню: Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты.

2.    Кнопка «Создать».

Заполнение шапки и закладки «Авансы» документа «Авансовый отчет» (рис. 6):

1.    В поле «Подотчетное лицо» выберите из справочника «Физические лица» подотчетное лицо.

2.    На закладке «Авансы» нажмите кнопку «Добавить».

3.    В поле «Документ аванса» выберите «Выдача наличных», затем расходный кассовый ордер, по которому сотруднику выдавались денежные средства под отчет. Нажав на «Добавить» второй раз, выберите «Списание с расчетного счета», которым перечислялись средства на банковскую карту сотрудника.

4.    В поле «Назначение» укажите цель выдачи денежных средств под отчет.

5.    В полях «Приложение… документов на… листах» укажите количество документов и их листов, прилагаемых к авансовому отчету.

Рис. 6

Заполнение закладки «Прочее» документа «Авансовый отчет» (рис. 7):

1.    Нажмите кнопку «Добавить» на закладке «Прочее».

2.    В полях «Документ (расхода)» введите информацию о документе поставщика.

3.    В поле «Номенклатура» выберите соответствующий расходу элемент в справочнике «Номенклатура».

4.    В полях «Сумма», «НДС» и «Всего» укажите сумму по документу, ставку налога и сумму согласно документам, представленным подотчетным лицом.

5.    В поле «Поставщик» выберите контрагента из справочника «Контрагенты».

6.    В поле «СФ» установите флажок для регистрации счета-фактуры полученного или бланка строгой отчетности с выделенной суммой НДС.

7.    Если регистрируется бланк строгой отчетности, по которому НДС будет принят к вычету, то необходимо установить флажок в поле «БСО». При этом значение флажка по строке авансового отчета переносится в документ «Счет-фактура полученный», который автоматически создается на основании авансового отчета (рис. 9).

8.    Если был БСО, поле «Реквизиты счета-фактуры» заполнится автоматически номером и датой БСО из столбца «Документ (расхода)» после записи и проведения авансового отчета. По полученным счетам-фактурам в этом поле введите реквизиты полученного счета-фактуры.

После проведения документа «Авансовый отчет» будут автоматически созданы документы «Счета-фактуры полученные». При формировании книги покупок данные из полей «Реквизиты счета-фактуры» попадают в графу 3 книги покупок «Номер и дата счета-фактуры продавца» (см. рис.

10).

9.    В поле «Счет затрат / Подразделение» укажите счет затрат по бухгалтерскому учету, в дебет которого будут включены расходы по командировке и, если ведется учет по подразделениям, выберите соответствующее подразделение (если не ведется учет по подразделениям, то оставьте пустым).

10. В поле «Субконто» необходимо заполнить субконто (аналитику) к счету затрат. Пример приведен на рис. 7.

11. Поля «Счет затрат НУ» и «Субконто НУ», заполняются по умолчанию данными из бухгалтерского учета. При необходимости редактируются.

12. В поле «Счет НДС» по умолчанию устанавливается счет 19.04 «НДС по приобретенным услугам», при необходимости можно выбрать другой.

13. Заполните остальные поля, как это показано на рис. 7.

14. Сохраните документ по кнопке «Записать».

15. Для вызова печатного бланка Авансового отчета по форме АО-1 используйте кнопку «Печать».

16. Кнопка «Провести и закрыть».

Рис. 7

Закладка «Товары» заполняется, если подотчетное лицо приобретало товарно-материальные ценности. Закладка «Возвратная тара» заполняется, если подотчетное лицо покупало возвратную тару. Закладка «Оплата» заполняется, если подотчетное лицо выполняет оплату поставщику.

Результат проведения документа «Авансовый отчет» (рис. 8):

Для просмотра проводок нажмите кнопку Показать проводки и другие движения документа .

Рис. 8

Для выполнения операции 3.3 «НДС принят к вычету» (см. таблицу примера) необходимо провести документ «Авансовый отчет» с установленным флажком в поле «БСО» (рис.

7), на основании которого автоматически создается документ «Счет-фактура (бланк строгой отчетности)» полученный.

В результате проведения этого документа будут сформированы соответствующие проводки, которые можно посмотреть по кнопке  Показать проводки и другие движения документа (рис. 9).

​

Рис. 9

В печатной форме книги покупок (рис. 10) в графе (3) отражаются документы, указанные в авансовом отчете (см. рис. 7), а именно номера билетов, которые являются бланками строгой отчетности. Сумма НДС к вычету по этим документам в примере составила 1 920,35 руб.

Рис. 10

Для того чтобы посмотреть состояние расчетов с подотчетным лицом, можно воспользоваться отчетом Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

Для этого выполните следующее (рис. 11):

1.    Меню: Отчеты – Стандартные отчеты – Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

2.    В полях «Период» выберите период, за который формируется отчет.

3.    В поле «Счет» выберите счет 71.01.

4.    Нажмите кнопку «Сформировать».

О том, как из отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» сформировать регистр бухгалтерского учета, читайте в статье «Регистры бухгалтерского учета».

Рис. 11

В оборотно-сальдовой ведомости по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетовое сальдо составляет 1 311,00 руб. Это означает, что у подотчетного лица остались неизрасходованные денежные средства, которые следует вернуть в кассу организации.

4. Возврат неиспользованных средств в кассу организации

Для выполнения операции 4.1 «Возврат неиспользованных средств в кассу организации» (см. таблицу примера) создайте документ «Поступление наличных» с видом операции «Возврат от подотчетного лица» (рис. 12):

1.    Меню: Банк и касса – Касса – Кассовые документы.

2.    Кнопка «Поступление»  , выбрать вид операции документа «Возврат от подотчетного лица».

3.    В поле «Подотчетное лицо» выберите из справочника «Физические лица» подотчетное лицо.

4.    В поле «Сумма платежа» укажите сумму денежных средств, возвращаемую подотчетным лицом.

5.    В поле «Статья движения денежных средств» необходимо выбрать соответствующую статью.

6.    Щелкнуть по ссылке «Реквизиты печатной формы», чтобы ее раскрыть.

7.    В поле «Основание» укажите, например, «Возврат неиспользованных средств по авансовому отчету №2 от 11.09.2017г.

8.    В поле «Приложение» перечислите прилагаемые документы с указанием их номеров и даты составления.

9.    Нажмите кнопку «Записать».

10. Для вызова печатного бланка Приходного кассового ордера по форме КО-1 используйте кнопку «Приходный кассовый ордер (КО-1)».

11. Кнопка «Провести».

Рис. 12

Результат проведения документа «Поступление наличных» по кнопке  Показать проводки и другие движения документа (рис. 13):

Рис. 13

Материал подготовлен сотрудникам телефонной линии консультации компании «Микос» на основе материалов фирмы 1С!

Сотрудники нашей телефонной линии консультации — ежедневно помогают в работе сотням бухгалтеров!

Хотите получать оперативную помощь по 1С?

Заключите договор сопровождения с нашей компанией.

Хотите получать полезные советы по 1С от нашей линии консультации? 

Подпишитесь на рассылку на сайте прямо сейчас!

Звоните по телефону: 8 (351) 222-00-22

Или отправьте заявку на reklama@mikos.ru

Получите консультацию наших менеджеров с понедельника по четверг с 9:00 до 18:00, в пятницу с 9:00 до 16:45.   

Мы в социальных сетях! Подписывайтесь!

Источник: http://www.mikos.ru/services/sovety-linii-konsultatsii-kompanii-mikos/dlya-kommertsii/kak-provesti-v-1s-bukhgalterii-8-red-3-0-avansovyy-otchet-po-komandirovke-po-rossii/

Самоучитель по 1C:Бухгалтерии 8.3 Урок 6 — 25 Июня 2014 — Самоучитель 1С Бухгалтерия 8.3

Сейчас вы узнаете: ознакомиться с особенностями организации учета расчетов с подотчетными лицами в 1С:Бухгалтерии. 6.1. Общие положения Для учета расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (рис. 6.1). Рис. 6.1. План счетов: Счет 71, субсчета, субконто К этому счету по умолчанию открыто два субсчета — 71.01, по которому учитываются операции в рублях, и 71.21 для учета операций в валюте. По счету 71 и его субсчетам аналитический учет ведется в разрезе сотрудников организации. Подотчетное лицо — это сотрудник организации, который получил деньги на какие-то нужды. Это могут быть средства на командировочные расходы (один из наиболее частых поводов выдачи подотчетных сумм), деньги для приобретения товаров или материалов. 6.2. Выдача денежных средств подотчет Выдача подотчетных денежных сумм выполняется с помощью уже известного вам РКО. Помимо РКО денежные средства могут быть переведены подотчетному лицу с помощью платежного поручения или платежного ордера (о них мы поговорим в следующей лекции). Выполним команду Касса > Расходный кассовый ордер, в появившейся форме списка расходных кассовых ордеров нажмем на кнопку Добавить, выберем вид документа Выдача денежных средств подотчетнику. На рис. 6.2 вы можете видеть форму только что созданного РКО с заполненными реквизитами вкладки Реквизиты платежа. Рис. 6.2. Выдача денежных средств подотчетному лицу по РКО Предположим, мы выдаем 16000 рублей Иванову И.И., направляемому в командировку. Заполнить документ достаточно просто. Нужно лишь ввести сумму выдаваемых денежных средств в поле Сумма, выбрать во вкладке Реквизиты платежа подотчетника, которому выдаются деньги (поле Подотчетник) и статью движения денежных средств (поле Статья ДДС). Так же на вкладке Печать нужно заполнить следующие реквизиты: Выдать: ФИО лица, которому выдаются средства по РКО; Основание: Основание для выдачи, например, приказ о направлении работника в командиовку; Приложение: Здесь перечисляется список дополнительных документов, например — заявление работника о направлении его в командировку; По: Здесь указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность, по которому будут выдаваться денежные средства. На рис. 6.3 вы можете видеть бухгалтерские записи, которые сформировал наш РКО. Рис. 6.3. Проводки, сформированные РКО Здесь выполнена запись по дебету счета 71 и по кредиту счета 50. Выписка РКО для выплаты денег подотчетному лицу ничем особенным не выделяется. Самое интересное начинается тогда, когда подотчетник возвращается в организацию с рассказом о том, как он потратил подотчетную сумму. Этот рассказ, подкрепленный оправдательными документами, называется авансовым отчетом. 6.3. Результат распоряжения подотчетной суммой: авансовый отчет Подотчетные суммы выдаются на определенные цели, и когда выполнение этих целей будет подтверждено соответствующими документами, средства списываются с дебета счета 71. Например, если денежные средства выдавались на командировку, связанную с деятельностью организации (предположим, для выполнения договоренностей по заключенным договорам. ) — средства со счета 71 можно списать на счет 26. Если подотчетное лицо занималось закупкой материалов — логично будет отнести эти расходы на счет 10. Расходы можно учесть и на счете 97 «Расходы будущих периодов» в том случае, если командировка была связана с заключением договоров. Учтенные на счете 97 расходы будут приняты к учету лишь тогда, когда наступит учетный период, к которому относится заключенный договор. Авансовые отчеты подотчетных лиц вводятся в систему документом, который так и называется — Авансовый отчет. Его можно найти по адресу Касса > Авансовый отчет. На рис. 6.4 вы можете видеть форму документа Авансовый отчет. Рис. 6.4. Форма документа Авансовый отчет Рассмотрим порядок заполнения документа. Заполнение реквизитов шапки документа выглядит достаточно очевидным. Единственное, на что следует сейчас обратить внимание — это реквизит Склад. Он нужен в том случае, если подотчетное лицо занималось покупкой ТМЦ, которые, в итоге попали на склад, заданный данным реквизитом. Документ имеет несколько табличных частей. Рассмотрим их заполнение В табличной части Авансы отражается сумма авансов, полученных подотчетным лицом. В частности, в данной табличной части вносится информация об РКО, которым были выданы денежные средства. Причем, помимо РКО в данном табличном поле может отражаться информация либо о платежном ордере на списание денежных средств, либо об исходящем платежном поручении, либо — о расходном кассовом ордере. Ранее мы подробно не рассматривали заполнение полей, которые требуют указание типа содержимого перед выбором. Такие поля (рис. 6. 5) после создания пустой строки табличной части, имеют, помимо уже знакомых вам кнопок очистки (со значком х) и просмотра элемента поля (со значком лупы) поле с буквой Т, нажав которую вы увидите список доступных типов данных. Рис. 6.5. Выбор типа данных, соответствующего типу документа, по которому денежные средства выплачены подотчетному лицу В нашем случае деньги выплачивались с помощью РКО, его мы и выбираем при указании типа данных. После этого в поле появятся кнопки для выбора элемента (в частности, кнопка с тремя точками), где мы выберем тот РКО, которым оформлялась выдача денег. На рис. 6.6 вы видите заполненную табличную часть Авансы Источник: https://help1c.ucoz.com/news/samouchitel_po_1c_bukhgalterii_8_3_urok_6/2014-06-25-11 Учет денежных средств и расчетов с подотчетными лицами в 1С предприятие — Ультрабизнес 4 апреля 2013 Учет взаиморасчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе сотрудников организации на следующих счетах учета: 3721-Расчеты с подотчетными лицами в национальной валюте 3722-Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте Затраты подотчетного лица регистрируются в программе 1С 8 документом «Авансовый отчет». Оплата задолженности или аванса перед подотчетником регистрируется документами «Платежное поручение исходящее» или «Расходный кассовый ордер». На схеме показаны элементы прикладного решения, поддерживающие операции с подотчетным лицом. В программе 1С 8 предусмотрен следующий порядок отражения операций с подотчетными лицами: Выдача аванса документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетнику» или документом «Платежное поручение исходящее» с видом операции «Перечисление денежных средств подотчетнику».   Например, подотчетнику был выдан безналичный аванс в размере 150 грн на покупку товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Аванс был зачислен на зарплатную карточку работника организации. В документе «Платежное поручение исходящее» необходимо указать получателя денежных средств из справочника контрагенты и подотчетное лицо из справочника физические лица. Обязательным реквизитом также является валюта, в которой выдан аванс. В данном примере валюта выданного аванса — гривна. Оформление документа «Авансовый отчет». Сумма потраченных средств может быть равной или превышать сумму полученного ранее аванса. При отражении документа «Авансовый отчет» в программе 1С 8 на закладке «Авансы» необходимо указать документ, по которому был выдан аванс. Это может быть «Расходно-кассовый ордер» или «Платежное поручение исходящее», заполнить документ аванса возможно автоматически нажав кнопку заполнить или вручную выбрав документ. Нажав кнопку «Цены и валюта» появится  возможность указать валюту Авансового отчета, по умолчанию это валюта бухгалтерского учета. Колонки «Сумма документа», «Выдано» и «Израсходовано» заполнятся автоматически. Если сумма аванса больше чем потрачено по авансовому отчету, то необходимо вручную исправить сумму в колонке «Израсходовано», иначе документ не проведется. Возврат ранее неиспользованных авансов отражается документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат денежных средств подотчетником». В документе необходимо указать Операцию документа, подотчетное лицо, сумму, а также документ, по которому выдавалась сумма аванса. Обратный порядок оформления отражения операций с подотчетными лицами, то есть сначала оформляется «Авансовый отчет», потом выдаются денежные средства. Если денежные средства выдаются позже, то в расчетном документе обязательно необходимо указывать документ согласно которого выдаются деньги Денежные средства, выданные подотчетному лицу могут быть израсходованы на: Закупку товаров и тары (закладки «Товары» и «Тара») Оплату поставщикам (закладка «Оплата») Прочие (дополнительные) расходы (закладка «Прочее»). Данные о расходе денежных средств заполняются в документе «Авансовый отчет» на соответствующих закладках табличной части. Информация о закупленных подотчетным лицом товарах и других товарно-материальных ценностей фиксируется в табличной части товары. Затраты подотчетного лица на оплату поставщикам фиксируются в табличной части «Оплата». При проведении такой операции возникает задолженность поставщика перед предприятием. Важно! Если документ проводится в бухгалтерском и налоговом учете, то валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом и валюта взаиморасчетов с контрагентом, определенная в договоре с ним, должны совпадать между собой и с валютой бухгалтерского учета. На закладке «Прочие» отражаются командировочные затраты и другие затраты. В программе 1С 8 автоматизировано отслеживание нормы расходов на командировку (суточные) в соответствии с НКУ. Для корректного отнесения суточных на расходы, учитываемые при определении  налогооблагаемой прибыли, в приделах установленных граничных норм следует включить флаг «Это суточные» в строке табличной части «Прочие» Кроме того, нужно указать период и количество суток командировки. При этом автоматически рассчитывается сумма суточных только в приделах норм в поле «Сумма суточных н/у». Суммы граничных норм устанавливаются в регистре сведений «Параметры налогового учета». Для отражения загранкомандировки следует включить флаг «Это суточные» в строке табличной части «Прочие» также, нужно указать период и количество суток командировки и установить признак зарубежной командировки. В настройке цены и валюта указать валюту в которой выдавалась сумма командировочных. Сумма суточных рассчитается автоматически в приделах норм в поле  «Сумма суточных н/у» Купить программу 1С можно здесь www.softmaster.com.ua  Посмотреть, а также ознакомится с нашими самостоятельными курсами по 1С, можно по ссылкам: Курсы обучения 1с в Киеве 0 Учет денежных средств и расчетов с подотчетными лицами в 1С предприятие — Ультрабизнес Reviewed by Bambino on Источник: http://ultrabiznes.net/node/uchet-denezhnyh-sredstv-i-raschetov-s-podotchetnym.html Помощник бухгалтера в 1С По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах. Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0). Итак, начнём Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт: Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание — по кредиту. Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы: Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов… ну, например, за электричество: Почему я сказал активов? Всё потому, что выдавать работнику мы можем: Наличные денежные средства (из кассы через РКО) Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника) Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки) Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров. Выдача наличных денежных средств из кассы Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ «Выдача наличных»): В виде операции указываем «Выдача подотчетному лицу»: Проводка получилась такой: Выдача безналичных денежных средств В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги). В тройке эта операция оформляется обычным документом «Списание с расчетного счета»: Также не забываем указать в виде операции «Перечисление подотчетному лицу»: Проводка получилась такой: Выдача денежных документов Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку. После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03: При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ «Выдача денежных документов»: А на закладке «Денежные документы» указывает этот самый билет: Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03): Отдельно упомяну: Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор. Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя. В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения. Сотрудник отчитывается Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1. Это такая печатная форма в которой указывается: всё, что мы выдали сотруднику под отчёт всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был) к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты…) Вот вам пример формы АО-1: Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4). Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ «Авансовый отчет»: Пробежимся вкратце по его закладкам: Примеры авансовых отчётов из жизни Заполняем закладку «Авансы»: Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1. Заполняем закладку «Товары» (купили кучу всего и поставили на десятку): Вот проводки этой закладки: Заполняем закладку «Оплата»(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс): Вот проводки: Примеры заполнения закладки «Прочее». Оплата услуг связи: Оплата объявлений в газете: Списание суточных и долга за командировочных билетов: Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26): Кстати, на закладках «Товары» и «Прочее» присутствует галка «СФ», если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная: Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту: После заполнения документа «Авансовый отчёт» осталось лишь его распечатать : Мы молодцы, на этом всё  Кстати, подписывайтесь на новые уроки…   С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора). Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки. Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться: Источник: https://helpme1c.ru/uchimsya-oformlyat-avansovye-otchyoty-na-primerax-1sbuxgalteriya-8-3-redakciya-3-0