Заявка на расходование денежных средств в 1с 82

Астахов Александр,
Руководитель отдела разработки Компании «Аксиома-Софт»

В 1С: Консолидации планы движения денежных средств можно задать как с помощью документа Планы движения денежных средств, так и с помощью стандартного представления отчетности в конфигурации – настраиваемого отчета. Рассмотрим второй способ более подробно.

Как это включается?

В настройках параметров учета на вкладке «Казначейство»

достаточно указать в способе планирования движения денежных средств «С помощью документа «Экземпляр отчета»».

Если мы хотим, чтобы по данным нашего разрабатываемого отчета проводился контроль движения денежных средств, его нужно добавить в табличную часть «Виды отчетов, изменяющие оперативные регистры казначейства» и установить флажок «Контроль».

Тогда при записи экземпляр отчета будет формировать записи в регистре накопления «Контролируемые значения по планам». Данные именно этого регистра используются при проверке суммы заявки на расходование денежных средств на превышение лимитов по планам ДДС.

На следующей закладке «Установка лимитов расхода денежных средств» нужно указать сценарий, к которому будут относится экземпляры отчета с данными о лимитах по статьям ДДС.

В табличной части «Контроль лимитов по заявкам на расходование денежных средств» установить флажок «Контролировать» в строке «Планы ДДС» и указать допустимое превышение лимита. Если по результатам заявки контролируемое значение превысит этот лимит, то такую заявку сможет утвердить только суперпользователь (предопределенная роль, задаваемая для каждой организационной единицы).

Настройки для организационной единицы

Для каждой организационной единицы на вкладке «Казначейство» нужно определить – по каким статьям ДДС будет осуществляться контроль и аналитические разрезы для контроля. Мы установим контроль по всем статьям, допустимое превышение укажем – 10%. Контроль будем осуществлять в разрезе контрагентов.

Разработка видов отчетов

На следующей закладке «Аналитики движения денежных средств» выбираются те аналитики казначейства, которые будут использованы для показателей отчета. Порядок аналитик можно менять, данный порядок аналитик будет наследоваться в группы раскрытия показателя отчета, если ему установить соответствующий вид данных.

Создадим сам отчет. Пусть у нас будут три статьи ДДС, по которым будем осуществлять контроль: Оплата поставщикам по текущей деятельности, представительские расходы и прочие поступления по текущей деятельности.

Для каждой статьи создадим строку отчета, а для значения лимита добавим колонку «Значение».

Теперь нужно для каждой строки указать, что видом данных строки являются Движения денежных средств, что значения показателей строки относятся к статьям расхода плана, и установить связь со статьей ДДС. Все это делается на вкладке «Казначейство»:

Кроме того, для строки надо определить группу раскрытия:

Установим вид данных для группы раскрытия – Движения денежных средств. И укажем, что статью ДДС нужно брать не из аналитик показателя, а из настроек показателя. Обратите внимание, что при выборе аналитик для группы раскрытия есть возможность выбрать только те аналитики, которые были определены в таблице Аналитики движения денежных средств для текущего вида отчета.

Можно теперь автоматически сгенерировать бланк отчета и получить примерно это:

Вид отчета теперь у нас есть. Осталось проставить признак «Утверждён» бланку отчета и правилу обработки, после этого вид отчета можно использовать.

Не забудем добавить созданный вид отчета в список «Виды отчета, изменяющие оперативные регистры казаначейства» в настройках учетной политики и поставить флажок «Контроль».

В противном случае данные отчета не будут использоваться для контроля ДДС.

Определение и контроль лимитов ДДС

Теперь надо создать экземпляр отчета, в котором и пропишем лимиты. Документ должен относиться к сценарию, который мы указали в настройках учетной политики как «Сценарий для установки лимитов расхода».

Не забываем, что этот документ – обычный настраиваемый отчет системы 1С:Консолидация и для него действуют все стандартные ограничения – документ можно утверждать только в том случае, если его бланк и правило расчета утверждены, а запись документа возможна только в том случае, если он принадлежит к существующему расчетному периоду.

И зададим лимиты:

По всем статьям для ТОО ЭКИП установим лимит в 150 000 и сохраним отчет. Посмотрим, какие движения создал документ. Движения по регистру накопления «Контролируемые значения по планам» присутствуют, значит, что мы все сделали правильно.

Обратите внимание на запись в регистре накопления. Поле «Сумма контроль», по которой собственно и осуществляется контроль лимитов ДДС отличается от суммы, указанной в документе. Дело в том, что в сумму контроля уже добавлены те 10%, которые мы указали как максимально допустимое превышение в настройках организационной единицы Альфа Пром.

Проверим теперь, осуществляется ли контроль в заявке на расходование денежных средств. Для этого добавим заявку:

Попробуем выплатить контрагенту ЭКИП ТОО денежную сумму в размере 250 000 рублей. Если ввести эту сумму, то у вкладки «Контроль лимитов» появится восклицательный знак – признак того, что лимит превышен. Перейдем на эту вкладку:

Система использовала данные введенного на предыдущих шагах настраиваемого отчета и взяла из него контролируемую сумму. То есть мы добились необходимого нам результата.

Источник: https://axioma-soft.ru/support/Articles/treasury1%D0%A1.php

Простой алгоритм автоматизации контроля платежей в «1С»

Фабрика шкафов «Роникон» работает на рынке корпусной мебели с 2000 года. Превратившись из небольшой организации в одного из лидеров российского рынка, предприятие столкнулось с необходимостью автоматизации внутренних бизнес-процессов. В первую очередь изменения коснулись инструментов управления денежными средствами.

Силами собственного ИТ-подразделения компания реализовала проект автоматизации процесса управления денежными средствами в действующей программе «1С: Управление производственным предприятием 8.2».

Это оказалось гораздо дешевле, чем приобретение готовых решений или привлечение сторонних консультантов.

Кроме того, в процессе реализации данного проекта была оптимизирована система краткосрочного планирования, что позволило более эффективно управлять платежеспособностью компании. В данном материале описываются основные этапы реализации проекта.

Шаг 1. Формирование финансовой структуры

Первый шаг на пути к построению системы управления денежными средствами — определение центров финансовой ответственности (ЦФО), которые и формируют финансовую структуру. В некоторых случаях такими центрами могут выступать линейные подразделения компании, функционально отвечающие за определенный участок работ.

В целях контроля бюджета движения денежных средств целесообразно выделить ЦФО среднего уровня. Например, платежи по обслуживанию оборудования можно отражать по центру «Производство», включающему в себя несколько цехов, а уже непосредственные затраты относить на каждый из них в отдельности.

Это позволит избежать излишней детализации бюджета движения денежных средств (БДДС) и упростит проведение платежей. К тому же не придется ломать голову при выборе ЦФО в случаях, когда необходимо закупить какие-то детали на склад, не зная точно, в какой цех они пойдут.

При подобном «укрупнении» финансовой структуры необходимо создать таблицу ее соответствия общей структуре компании (извлечение из финансовой структуры «Роникон» представлено в табл. 1).

таблица 1. Финансовая структура фабрики шкафов «Роникон» (извлечение)

ДирекцииЦентры финансовой ответственностиПодчиненные подразделения

Производство	Производство	Цех 1
Цех 2
Закупки
Торговля	Розничные продажи
Оптовые продажи
Склады готовой продукции	Склад 1
Склад 2
Маркетинг
Сервис
Администрация	Персонал
Финансовый отдел
Юридический отдел
Административный отдел	Секретариат
Служба главного инженера
Хозяйственный отдел
ИТ-отдел

Шаг 2. Определение и классификация статей бюджета

Далее определяются статьи бюджета по каждому центру финансовой ответственности. Здесь необходимо учесть, что статья бюджета является первым (основным) уровнем аналитики, а ЦФО — вторым.

Например, при необходимости разделения зарплаты рабочих и обслуживающего персонала можно одну статью «Перечисление заработной платы» планировать и отслеживать по разным ЦФО («Производство» и «Администрация») вместо создания двух статей.

Аналогично поступления от покупателей следует относить на статью «Выручка по текущей деятельности» в разрезе каналов продаж, если они выделены в отдельные ЦФО. Количество уровней аналитики определяется степенью необходимой детализации бюджета ДДС.

Поскольку в «1С» контроль бюджета осуществляется по кодам статей и соответствующих им оборотов, то их необходимо пронумеровать.

Сделать это лучше в соответствии со структурой бюджета, выбрав четырехзначный номер вида XYZZ, где X — признак классификации по видам деятельности (текущая, финансовая, инвестиционная, внутренние переводы), Y — признак классификации по направлению движения денежных средств (поступления или платежи), ZZ — порядковый номер в строке.

Шаг 3. Разработка и регламентация бизнес-процесса

Следующий шаг — регламентация процесса контроля платежей. В бюджетном регламенте важно отразить процедуру формирования БДДС: порядок и сроки предоставления данных; перечень документов; ответственных лиц и т. д. В регламенте бизнес-процесса необходимо описать следующие элементы:

• основания для осуществления расходов, то есть перечень документов, подтверждающих правомерность платежа;
• этапы прохождения и согласования каждого вида платежа с указанием должностных лиц и их полномочий (цепочка согласования платежей в компании «Роникон» представлена в табл. 2);
• параметры заявок на оплату, контролируемые каждым из согласующих. Например, бухгалтер отслеживает корректность указания договора и суммы, а также проверяет состояние взаиморасчетов. Финансовый контролер проверяет указанные реквизиты и сверяет заявку с бюджетом;
• сроки каждого этапа согласования.
• «Состояние» — в этом поле указывается этап согласования, на котором находится заявка. Каждый согласующий после проверки всех контрольных точек этапа изменяет «Состояние» ЗРДС, направляя ее последовательно по цепочке согласования;
• признаки «Включать в платежный календарь», «Разрешить оплату», «Утверждено генеральным директором» — устанавливаются после утверждения заявки для формирования платежного календаря и реестра фактических платежей на день.

таблица 2. Этапы согласования документа «Заявка на расходование средств»

Должностное лицоИнициатор платежаРуководитель ЦФОТоп-менеджерБухгалтерФинансовый директорФинансовый контролер

Возможные решения	Создана	Подтверждена/ Отклонена	Подтверждена/ Отклонена	Согласована/ Отклонена/На рассмотрении	Согласована/ Отклонена	Утверждена/ Отклонена

Шаг 4. Настройка справочников

Прежде чем приступить к реализации проекта непосредственно в «1С: УПП», необходимо настроить системные справочники, используя данные, подготовленные на предыдущих этапах. Рассмотрим справочники, которые используются в процессе контроля движения денежных средств.

«Бюджеты» — здесь необходимо указать наименования бюджетов, по которым осуществляется планирование и анализ: «Бюджет движения денежных средств», а также «Бюджет доходов и расходов».

«Сценарии планирования» — справочник должен содержать два сценария бюджета: плановый на период и контрольный. Первый сценарий не подлежит изменению и используется при проведении план-фактного анализа. Второй может корректироваться в течение месяца, и именно по нему производится контроль платежей.

«Подразделения» — данный справочник необходимо заполнить в соответствии с финансовой структурой компании.

«Статьи движения денежных средств» — для упрощения статьи вводятся по вложенным папкам в соответствии с классификацией по видам деятельности и направлению движения денежных потоков (см. рис. 1). Обязательно указываются коды (номера) каждой статьи.

рисунок 1. Справочник «Статьи движения денежных средств»

«Статьи оборотов по бюджетам» — в этом справочнике дублируется список статей ДДС с аналогичными кодами. На основании данных именно этого справочника будет производиться контроль заявки на расходование средств на соответствие бюджету.

Дополнительный справочник содержит список пользователей и их ролей в процессе согласования заявки на расход средств.

Шаг 5. Доработка документов и отчетов в «1С»

В соответствии с регламентом бизнес-процесса может потребоваться доработка стандартных документов и отчетов «1С». В компании «Роникон» внесли незначительные изменения в документ «Заявка на расходование денежных средств» (ЗРДС), в него добавили поля (см. рис. 2):

Все поля документа, определяющие назначение платежа (организация, контрагент, договор, статья ДДС, подразделение, описание), являются обязательными для заполнения. Для каждого вида платежа (оплата поставщику, перечисление налога, заработная плата и т. п.) используется стандартная форма документа ЗРДС.

Шаг 6. Техническая реализация

Процесс осуществления платежей начинается в момент формирования сводного БДДС по компании. Данные в установленной форме предоставляются в казначейство каждым из ЦФО, отвечающим за движение денежных средств.

Они консолидируются в Excel и заносятся в систему «1С: УПП» в разрезе подразделений и статей ДДС. Ввод данных производится обработкой «Пакетный ввод бюджетных операций» по всем используемым сценариям.

После окончания ввода данных бюджета на период открывается возможность формирования заявки на расходование средств по конкретным оплатам.

Инициировать заявку может любой сотрудник, имеющий первичные документы для оплаты (они определяются в регламенте). Заполнив все необходимые поля документа, он проводит его в системе. В этот момент производится первичный контроль бюджета.

Сумма заявки сравнивается с остатком средств, заложенных в БДДС по выбранному подразделению и статье.

Размер остатка определяется как разность между текущей суммой утвержденного бюджета и всеми заявками, которые были ранее введены по тому же подразделению и статье и прошли контроль руководителя подразделения.

Если бюджет не превышен, то вводимой ЗРДС присваивается состояние «Создана», и она переходит на следующий этап согласования. Если система определяет превышение бюджета, то присваивается состояние «Не соответствует бюджету», и заявка записывается без проведения.

Технически контроль бюджета осуществляется следующим образом — по коду статьи ДДС из документа ЗРДС определяется соответствующая статья оборотов по бюджетам.

Далее из регистра накопления «Обороты бюджетов» вычитается сумма документов по регистрам накопления «Движение денежных средств» (туда попадают фактически произведенные расходы) и «Заявки на расходование средств» (там хранится информация по поступившим заявкам) с аналогичными параметрами подразделения и статьи. Новая ЗРДС сравнивается с этой разницей, и если превышения не происходит, то она проводится в системе. При этом следует учесть, что некоторые документы (например, платежные поручения без признака «Оплачено») не попадают в регистры накопления, что может привести к искажению данных. Перечень таких документов зависит от порядка работы в системе. Он должен быть определен заранее, а система доработана соответствующим образом.

Созданная ЗРДС поступает на следующий этап согласования — руководителю подразделения. Он подтверждает необходимость осуществления расхода, после чего заявка второй раз проверяется на соответствие бюджету.

Если бюджет не превышен, она получает статус «Подтверждена» и отправляется далее по цепочке согласования.

Если же в платеже нет необходимости, руководитель указывает состояние «Отклонена», после чего ЗРДС возвращается заявителю.

Для организации согласования создается отдельный регистр, в котором прописано соответствие пользователя и его роли в рамках данного процесса. В отдельном отчете заявки отражаются как раз в разбивке по ролям. И после изменения «Состояния» переходят в отчет следующего согласующего. Данный процесс можно также организовать с помощью ограничений видимости документов в зависимости от их статуса.

На этапе согласования у бухгалтера проверяются взаиморасчеты с контрагентом — из поля ЗРДС «Контрагент» открывается соответствующая карточка и формируется ведомость по взаиморасчетам в разрезе договоров и всех документов движения. Таким образом, на контроль взаиморасчетов уходит менее минуты.

В заявке, прошедшей все этапы согласования, указываются дата расхода (равная «Желаемой дате», указанной заявителем, либо ближайший рабочий день), счет/касса, откуда будет осуществляться расход, устанавливается признак «Включать в платежный календарь», а также присваивается состояние «Утверждена». После утверждения все заявки попадают в платежный календарь. Сотрудник казначейства контролирует наличие денежных средств на счетах (в кассе) компании, достаточных для оплаты всех заявок на определенную дату. При необходимости он изменяет счет/кассу, дату расхода. Сформировав перечень платежей на день, он проставляет признак «Разрешить оплату». После этого перенос заявок на другие даты невозможен. Для обязательных платежей (например, налоговых) этот признак устанавливается автоматически в момент утверждения, чтобы остаток средств отражался с учетом этих оплат.

Реестр платежей готовится вечером на следующий рабочий день, после чего доступ к нему получает генеральный директор. Если у него возникнут вопросы по какому-то расходу, он может приостановить его до выяснения обстоятельств.

По всем остальным заявкам указывается признак «Утверждено ген. директором», и они становятся доступны сотрудникам казначейства, осуществляющим расходные операции.

Все платежи вводятся с помощью функции «Ввести на основании» документа ЗРДС, в результате чего формируется заполненный расходный документ (кассовый ордер или платежное поручение), в котором необходимо проверить только платежные реквизиты получателя и назначение платежа.

Расходные кассовые ордера отражаются в управленческом учете в момент их формирования, а исходящие платежные поручения — по факту проведения выписки по расчетному счету.

На этом процесс проведения и контроля платежей завершается.

Шаг 7. Использование дополнительных возможностей

Использование стандартных, пусть и с незначительными доработками, документов «1С» позволяет воспользоваться всем функционалом готовых отчетов программы. В рамках управления денежными средствами наиболее полезен «Платежный календарь». В нем отражаются все текущие заявки в разбивке по организациям, счетам, видам денежных средств.

Этот отчет можно доработать, чтобы там отражались заявки в определенном состоянии или с определенными отмеченными признаками. С помощью «Платежного календаря» можно оперативно планировать движение денежных средств на краткосрочную и среднесрочную перспективу.

Введя в начале периода все регулярные платежи (лизинговые, выплаты по кредитам, оплату по договорам с отсрочками платежа), пользователь получает достаточно четкую картину, вовремя предугадывая потенциальные кассовые разрывы. Для детального анализа заявок по различным характеристикам используется отчет «Заявки на расходование средств».

Заявитель может контролировать прохождение ЗРДС по всем этапам. Все вышеперечисленные отчеты можно доработать в соответствии с особенностями бизнес-процессов. 

Источник: https://e.fd.ru/287660

Новое в УТ 11.2.3 Казначейство (денежные средства)

Последние комментарии

Последние статьи

1 Июля 2016 Приветствую читатели моих статей по 1С:Управление торговлей ред. 11. Сегодня я расскажу, о новых возможностях подсистемы Казначейство (управление денежными средствами) в УТ 11.2.3, а также о том, как работать с новым платежным календарем в УТ 11.2. В этой статье мы рассмотрим:

Новый инструмент для  анализа остатков и движения денежных средств

В конфигурацию был добавлен новый отчет Ведомость по денежным средствам. Отчет можно открыть из раздела Казначейство – Отчеты по казначейству – Планирование и контроль денежных средств – Ведомость по денежным средствам.
По сути это стандартная ведомость, которая заменила 2 отчета, которые были в УТ 11.

1: Остатки денежных средств и Отчет о движении денежных средств. Мне лично данный вид отчета более понятен и привычен. По сути отчет объединил в себе и информацию о движениях и остатках денежных средств. Отчет имеет множество настроек и может быть детализирован до нужных разрезов.

Так же есть 2 перенастроенных варианта отчета: Движение денежных средств и Денежные средства подотчетных лиц.

Первый это кросс-таблица по месяцам, а второй отчет с отбором по подотчетным лицам.

Так же можно включить в настройках вывод движений по месяцам в виде графика.

Отчеты Ведомость по денежным средствам и Денежные средства у подотчетных лиц совмещают в себе функции отчетов , которые были в УТ 11.1 Анализ денежных потоков и Остатки денежных средств. А отчет Движения денежных средств заменяет собой  отчеты Отчет о движении денежных средств и Карточка движений денежных средств. К сведению приняли, но изменение не столь значительное, чтобы тратить на него почти 3 страницы документации. Идем дальше.

Расширение функциональности платежного календаря

Здес ьуже изменений значительно больше. Полностью переработано рабочее место Платежный календарь. В УТ 11.1 тоже было рабочее место, но оно было больше похоже на отчет. Да и по сути это и был отчет с дополнительными командами на форме.

Изменения хорошо видны на скриншотах.

По функционалу изменения были следующие: Появилась возможность отобразить платежный календарь в трех вариантах:

1. Список заявок — выводится только список заявок на расходование денежных средств.
2. Календарь — выводится платежный календарь.
3. Список заявок и календарь — окно делится на две части список заявок и платежный календарь.

Давайте подробнее рассмотрим схему работы с платежным календарем, т.к. она не совсем интуитивно понятная.

Как работать с платежным календарем в УТ 11

Создадим две заявки на  расходование денежных средств. Первую на оплату поставщику на сумму 50 тысяч рублей и вторую на выдачу подотчетному лицу на сумму 1000 рублей.

Помимо суммы и плательщика в заявках есть два важных параметры, влияющие на платежный календарь. Это Статус заявки и Распределение по счетам, т.е. с какого счета или кассы будет расход денежных средств.

Для того, чтобы заявки попали в платежный календарь они должны иметь статус Согласованы.

Переходим к работе в рабочее место Платежный календарь. Но перед этим введем начальные остатки по расчетному счету 100 000 рублей и 10 000 по кассе.
Если обратить внимание на остатки денежных средств, то они не изменились, хотя заявки согласованы. Это из-за того, что не выполнено распределение сумм по счетам. Выполним распределение сумм заявок (суммы к распределению отображаются в колонке К распределению). Распределение выполняется по кнопке Распределить.
Сначала выполним распределение суммы 1000 рублей. Распределение будет на основную кассу, т.к. мы в заявке указали оплату наличными. При этом в заявке будет заполнена табличная часть Распределение по счетам.
Если бы у организации было несколько касс, то в заявке в табличной части можно указать распределение по нескольким касса или по кассам и расчетным счетам одновременно. Далее распределим и сумму к оплате поставщику.

Что интересно, автоматическое распределение сначала списало остаток из кассы 9000 рублей, а затем 41 000 рублей с расчетного счета. Если помните форму оплаты, то  мы не указали в этой заявке, куда распределять суммы.

Но думаю такое автоматическое распределение устроит не всех, по этому необходимо будет зайти в заявку и откорректировать распределение по счетам. Также при выполнении распределения статус заявки меняется на К оплате.

Единственное неудобство я не увидел где в интерфейсе отображается статус заявки. Непонятно, какая из заявок готовая к оплате, а какая нет. Узнать это можно будет только при попытке создать платежный документ, при этом если заявка не в статусе К оплате будет ошибка. Для создания платежных документов предназначен выпадающий список команд Платежи.
Для изменения статуса К оплате в заявке на расходование денежных средств предназначена команда К оплате (правда у меня она не сработала и я не разобрался в чем причина, но статус всегда можно поменять вручную).
После того, как заявка перешла в статус К оплате, самое время сформировать платежные документы. Выполнить это можно по командам из выпадающего список команд Платежи. Когда сформирован документ оплаты, заявка перестает отображаться в списке заявок на оплату. Найти заявки по которым созданы документы оплаты можно в журнале Заявки на расходование ДС в разделе Казначейство.
Обратите внимание статус заявки так и остался К оплате. Но это поселений статус заявки и факт того, что заявка оплачена определяется отдельным флажком Оплачена. Если оплату заявки не подтверждает руководство её можно перевести в статус Отклонена.

Вот кратко рассмотрен процесс работы с Платежным календарем в УТ 11.2.3. Ещё хочется рассмотреть появившиеся возможности группировки заявок и данных платежного календаря, что может упросить работу сотрудникам при большом количестве заявок и платежей.

Сначала рассмотрим возможности группировки заявок. По правой клавиши мыши в контекстном меню можно выбрать команду Группировать по. И один из трех её вариантов: по состоянию, произвольные группы или по партнеру. Либо отменить группировку выбрав без группировки.
Ещё есть возможность создавать собственные группы. Для этого сначала необходимо задать своё наименование группы.

А затем поместить эту группу заявку. И включить режим группировки Произвольные группы. Результат будет следующим.
Использование группировок в Платежном календаре происходит аналогичным образом. Режим группировки можно выбрать из выпадающего меню Группировка.
Ну и последнее есть ещё возможность устанавливать фильтр на отображения данных в платежном календаре. Настройка фильтра осуществляется по кнопке Фильтр счетов и касс.

Настройки состава платежного календаря

У Платежного календаря есть настройки. Которые позволяют настроить:

• показ не утвержденных заявок на расходование денежных средств,
• способ округления сумм,
• включить показ в календаре планируемых поступлений денежных средств,
• включить показ списанный денежных средств без оформления заявок на расходование.

Отражение результатов распределения по счетам в заявке на расходование

Об этой возможности я рассказывал выше. В документе Заявка на расходование денежных средств есть табличная часть Распределение по счетам.

В этом списке можно указать банковские счета организации и/или кассы по которым будет происходить плановое списание денег.

И на основании этих данных будет формироваться Платежный календарь в разрезе счетов списания.

От автора:

В этой статье мы рассмотрели изменения в Платежном календаре в 1С Управление торговлей, ред. 11.2.3. А так же прошли путь от формирования заявки на расходование денежных средств и заполнение платежного календаря, до оплаты и закрытие заявок. Изменений по платежному календарю много, я бы сказал даже, что это новый платежный календарь более функциональный и удобный. Подписывайтесь и до новых встреч!

stopbot

Источник: https://ut11-bitrix.ru/new-in-version-11-2-3/novoe-v-ut-11-2-3-kaznacheystvo-denezhnye-sredstva/

Автоматизация бизнеса на платформе 1С:Предприятие 8

1. Настройка подсистемы 1С Казначейство

2. Создание Заявки на расходование денежных средств

3. Связь с системой лимитирования

Контроль за расходованием денежных средств (ДС), движение денежных средств на расчетном счете компании – это «головная боль» любого руководителя компании и важнейший компонент безопасности бизнеса.

Серьезные проблемы могут возникнуть не только в случае прямого «увода» денег со счета, но и в случае их нерационального использования, неправильной расстановки приоритетов в платежах.

Прикладное решение 1С:ERP Управление предприятием 2 позволяет перенести контроль за расходом этого важнейшего ресурса в систему, дает возможность связать платежи с конкретными хозяйственными операциями, позволяет проконтролировать процесс дистанционно.

Заявки на расходование денежных средств можно сформировать как в ручном режиме, так и на основании иных документов в системе.

Заявка в свою очередь становится основанием для оформления Списания безналичных ДС, РКО и других платежных документов.  

1. Настройка подсистемы 1С Казначейство

Настройка подсистемы 1С Казначейство выполняется в форме Настройки Казначейство и взаиморасчеты раздела НСИ и администрирование.

Если в настройках системы «1С: ERP Управление предприятием 2» установлен флаг «Заявки на расходование денежных средств», то использование документа становится обязательным.

Установив соответствующий флажок, пользователь может отключить обязательное оформление заявки для отдельного банковского счета или для отдельной кассы.

2. Создание Заявки на расходование денежных средств

Журнал Заявок на расходование денежных средств находится в разделе «Казначейство – Планирование и Контроль денежных средств – Заявки
на расходование ДС».

Регистрируя новый документ, указать вид расходной операции:

·                    Выдача денежных средств подотчетному лицу;

·                    Перечисление денежных средств поставщикам;

·                    Перечисление налогов и взносов;

·                    Таможенный платеж;

·                    Оплата другой организации;

·                    Оплату лизингодателю;

·                    Остальные расходы денежных средств.

От выбранной расходной операции будет зависеть перечень реквизитов, которые надо будет заполнить в Заявке и в платежном документе.

В заявке также можно указать желаемый тип оплаты: (наличная, безналичная, любая). Окончательное решение о форме оплаты примет руководитель при согласовании Заявки.

Для регистрации новой Заявки на расходование ДС, нажмите кнопку «Создать» и выберите нужную операцию (в примере мы использовали «Оплату поставщику»).

Заполняемые поля:

·                    Организация

·                    Подразделение

·                    Дата платежа

В поле «Сумма» необходимо указать сумму к оплате.

Также необходимо указать статью ДДС на закладке «Расшифровка платежа». При создании данного документа это необязательно к заполнению. Но программа потребует заполнить указанное поле в ходе дальнейшей работы при изменении статуса Заявки.

Руководство компании сможет решить, как распределить деньги по нескольким Банковским счетам или Кассам. Для этого следует перейти на закладку «Распределение по счетам».

При помощи кнопки «Добавить» в табличную часть можно внести несколько строк, в каждой из которых указать Банковский счет (Кассу), Сумму и Дату платежа.

Нажимая кнопку «Провести и закрыть», завершаем регистрацию Заявки.

Формируя заявки на расходование ДС, система помогает решить следующие задачи и цели:

·                    Показать потребность в денежных средствах, в которых нуждаются подразделения организации;

·                    спланировать расходы денежных средств, оформить платежный календарь в 1С;

·                    контролировать несогласованные выплаты денежных средств;

·                    проконтролировать величину свободных денежных средств.

Заявка на расходование ДС контролируется при помощи статусов документа.

Статусы заявок:

·                    Не согласована – Заявка формируется.

·                    Согласована – Заявка включена в план платежей.

·                    К оплате – разрешено оформление платежных документов на основании Заявки.

·                    Отклонена – руководство компании не согласилось с заявленным платежом.

Обратите также внимание на то, что при создании Заявки на расходование
ДС, программа не требует заполнения поля «Статья движения денежных средств» на закладке «Расшифровка платежа». Однако, любой другой статус (кроме «Не согласована») требует указания статьи ДДС.

При согласовании заявки используются данные о доступном остатке денежных средств с помощью финансового инструмента «Платежный календарь» из которого осуществляется согласование заявки. Согласовывая заявку, уточняется дата и форма оплаты заявки.

Для нее устанавливается соответствующий статус: «Согласована» или «Отклонена». Если заявка согласована, далее она направляется к ответственному сотруднику на утверждение (например, руководитель организации), который устанавливает для заявки статус «К оплате».

 
Заявки согласовываются в системе «Казначейство – Планирование и Контроль денежных средств – «Заявки к согласованию».

После того, как будет сформирована заявка, окончательная сумма в платежном документе заполняется автоматически.  

3. Связь с системой лимитирования

Система лимитирования расходования ДС выполняет функции предупреждения либо ограничения выплат денежных средств, если они выходят за ранее установленные границы.

В разделе «НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты».

Разрешая использование лимитов, программа обрабатывает все заявки при проведении в системе на доступность оборотных средств по выбранной статье ДДС в этом месяце (лимиты заносятся ежемесячно).

Лимиты контролируются в разрезе Статей ДДС. Кроме того, пользователь также может установить в настройках дополнительные разрезы контроля – Подразделение и Организацию.

При превышении лимита (либо его отсутствии) программа не даст провести Заявку:

Если необходимо создать заявку сверх бюджета по лимиту, устанавливаем флажок «Сверх лимита».

Лимиты в систему вводятся в разделе Казначейство:

Вновь созданный документ можно создать по аналогии с прошлым месяцем или подбирая нужную из статей ДДС, заведенных в систему (для любой статьи можно создать свой лимит либо сделать безлимитную).

Обратите внимание, что документы лимитирования доступны только в том случае, если в системе отключена подсистема ERP Бюджетирование. Если это не так, то задание лимитов осуществляется с помощью механизма Бюджетирования. Это делает систему лимитов сложнее, но при этом у пользователя появляется ряд дополнительных возможностей.

Специалист компании ООО «Кодерлайн» 

Илона Матей.

Источник: https://www.koderline.ru/expert/instruktsii/article-oformlenie-zayavok-na-raskhodovanie-denezhnykh-sredstv-i-osobennosti-nastroyki-v-podsisteme-kaznache/

Документ «Заявка на расходование средств» | Программы

Документ «Заявка на расходование средств» предназначен для фиксации решения о совершении наличного или безналичного платежа (группы платежей) или перемещения денежных средств. Реквизиты документа и порядок их использования в основном аналогичны документам «Платежное поручение (исходящее)» и «Расходный кассовый ордер».

Параметры резервирования и размещения могут быть заполнены автоматически. Для этого в документе предназначены флаги «Автоматическое резервирование» и «Автоматическое размещение».

Если эти флаги установлены, то графу «Место размещения» можно заполнить автоматически при нажатии на кнопку «Заполнить и провести».

Схему автоматического и ручного размещения можно совмещать. При установленных флагах «Автоматическое резервирование» и «Автоматическое размещение» можно вручную указать вариант размещения для части суммы заявки. Тогда при нажатии на кнопку «Заполнить и провести» произойдет автоматическое размещение только по оставшейся сумме.

При установленном виде операции «Оплата поставщику» или «Возврат денежных средств покупателю» производится изменение оперативных расчетов с контрагентами.

На основании документа «Заявка на расходование средств» могут быть введены банковские и кассовые платежные документы.

У подобных документов предусмотрен реквизит «Заявка», который заполняется при вводе на основании или может быть заполнен вручную.

При проведении платежных документов с указанной заявкой на расходование средств проверяется соответствие суммы документа текущему остатку неисполненных платежей по данной заявке.

Существует возможность при настройке дополнительных прав запретить пользователю проводить платежные документы без указания заявки на расходование средств.

Документ «Заявка на расходование средств» может также служить связующим звеном между подсистемой управления денежными средствами и подсистемой бюджетирования.

Для этого, в заявке предусмотрен блок реквизитов, аналогичных документу «Бюджетная операция» (сценарий планирования, статья оборотов, ЦФО, проект и т.д.).

По указанным реквизитам, при проведении заявки контролируется соответствие общей суммы утвержденных к расходованию средств установленным ранее ограничивающим значениям

Также в документе могут храниться ссылки на дополнительную информацию, комментирующие заявку (файлы, образцы документов).

Особенности работы с заявками при использовании механизма согласования заявок

Механизм согласования заявок применяется опционально: для списка организаций.

При использовании механизма согласования заявок возникают следующие особенности:

• Если в заявке не указана организация, эта заявка не участвует в согласовании

• Маршрут согласования заявки определяется в соответствии с настройками в зависимости от указанного в заявке Подразделения.

• Если заявка не прошла маршрут согласования (состояние заявки не «Утвержден»), на ее основании нельзя оформить платежный документ

• Если заявка начала проходить по маршруту согласования, изменить заявку может

  • Пользователь, на согласовании у которого в настоящий момент находится заявка

  • Пользователи, согласующие заявку на вышестоящих этапах согласования
    Другие пользователи изменить заявку не могут.

• Если заявка находится в состоянии «Утвержден», она недоступна для изменения

• Если заявка переходит в состояние «Отклонен», проведение заявки отменяется

• Текущее состояние заявок — в списке заявок

  • состояние отображается в отдельной колонке

  • используется группировка по состоянию заявки

  • заявки выделяются цветом фона

  • список заявок с их состоянием можно увидеть

    • в управляемом приложении в списке заявок (раздел «Заявки на расход денежных средств»)

    • в обычном приложении (интерфейс «Управление денежными средствами», меню «Планирование — Заявки — Состояние согласования заявок»)

См. также: Согласование заявок

Особенности работы с заявками в режиме управляемого приложения

В управляемом приложении поддерживаются только некоторые виды операций:

• оплата поставщику

• возврат покупателю

• прочие расчеты с контрагентами

• выдача подотчетному лицу

• прочий расход

В управляемом приложении не поддерживается

• ввод сведений о размещении и резервировании денежных средств по заявке
• указание разного значения валюты документа и валюты взаиморасчетов для вида операции «выдача подотчетному лицу»

Источник: http://1csoft.com/node/2162